Filmer vos adhérents : le droit à l'image dans votre club

Un adhérent peut refuser que ses sessions soient filmées, et vous n’avez rien à lui opposer. Autant partir de là : cette réponse décide de ce que vous écrivez sur le bulletin d’inscription, de ce que vous affichez au club-house et de la façon dont vous répartissez vos créneaux. Un club qui équipe ses terrains prend deux obligations distinctes, et satisfaire la première ne suffit pas pour la seconde.

Deux régimes qui s’empilent

Le droit à l’image en premier. Pour une personne reconnaissable et isolée, service-public.gouv.fr rappelle que son accord est nécessaire avant l’enregistrement comme avant la publication. Les exceptions habituelles, la photo de groupe où personne n’est individualisé ou l’image d’un événement d’actualité, ne couvrent pas un match où deux joueurs sont identifiables pendant une heure.

Le RGPD ensuite. Filmer les entraînements et les rencontres est un traitement de données personnelles, et la CNIL, dans son questions-réponses sur le sport amateur, demande au club d’informer les sportifs des prises d’images et de chacune des utilisations qui en sera faite, puis de recueillir leur autorisation préalable. L’information est due dans tous les cas. L’autorisation, elle, se collecte et se conserve.

Ce que vos adhérents doivent savoir, et quand

À l’inscription, pas la veille du premier match. Ce qui est enregistré, pourquoi, qui a accès aux vidéos, combien de temps elles restent disponibles, comment s’y opposer et à qui écrire pour le faire. Six lignes sur le bulletin suffisent, à condition qu’elles soient exactes.

La durée de conservation est la question qui revient toujours, et c’est aussi celle que vous devez écrire quelque part de toute façon. La CNIL rappelle que le registre des activités de traitement s’impose à tous les organismes, publics comme privés et quelle que soit leur taille. L’allègement prévu pour les structures de moins de 250 salariés ne vise que les traitements occasionnels et sans risque, ce que des sessions filmées toute la saison ne sont pas. Le registre réclame la finalité, la base légale, les destinataires et la durée de conservation : il vous force à trancher avant qu’un adhérent ne pose la question.

Le jour où quelqu’un refuse

La CNIL demande au club de permettre l’exercice des droits des sportifs sur leur image, information, opposition et effacement compris. Sur le papier, c’est simple. Sur un terrain, un peu moins : un double ne se filme pas à moitié, et le joueur qui s’oppose est sur le court avec trois partenaires qui, eux, ont donné leur accord.

D’où l’intérêt de séparer deux demandes qu’on entend souvent comme une seule. Ne pas être filmé et ne pas être diffusé ne coûtent pas la même chose au club. La seconde se règle par une consigne. La première se règle par un créneau ou par un terrain, ce qui suppose de l’avoir prévu au moment du plan d’équipement : un club qui garde un terrain non équipé a une réponse à donner tout de suite, sans négocier avec personne.

Dans les deux cas, la question se tranche avant le premier échange. Une opposition exprimée en fin de match ne laisse plus qu’une solution, l’effacement, et encore faut-il que quelqu’un au club sache le demander et à qui.

Si la rencontre est une épreuve homologuée, les règlements fédéraux viennent par-dessus, et ça se prépare au dépôt de l’homologation, pas la semaine du tournoi.

Les mineurs de l’école de tennis

L’autorisation vient des représentants légaux, et service-public.gouv.fr ne prévoit là aucune exception. La CNIL ajoute une exigence qu’on oublie : l’information doit être adaptée à la situation du mineur, donc formulée dans des termes qu’un enfant comprend, à l’oral si besoin.

Deux réflexes évitent les malentendus au printemps. L’autorisation photo signée en septembre pour le site du club et la page Facebook ne couvre pas les sessions vidéo, puisque la CNIL vise chacune des utilisations, une par une. Et l’autorisation se range avec la fiche d’inscription, pas dans la boîte mail du secrétaire sortant.

Si votre club emploie un enseignant

Une troisième règle s’ajoute alors, et elle est courte. L’article L1222-4 du code du travail dit qu’aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance. L’information de l’enseignant est donc individuelle et antérieure à l’installation. La CNIL précise de son côté, sur la vidéosurveillance au travail, que les représentants du personnel doivent être informés et consultés avant la décision d’installer des caméras, que celles-ci ne doivent pas filmer les salariés sur leur poste de travail, et qu’aucun dispositif ne peut placer un salarié sous surveillance constante.

Ce qui fait la différence, c’est ce qui tourne et quand. Un terrain enregistré pendant une session, lancée par un joueur puis arrêtée, n’est pas un lieu de travail sous surveillance : l’enregistrement a un début, une fin, et rien ne tourne quand personne ne joue. La frontière se franchit en revanche vite si les replays servent à juger le travail de l’enseignant, ce que la CNIL exclut. La vidéo a sa place dans la séance, comme outil du coach, pas dans son évaluation.

Chez FYLD, le kit enregistre pendant la session et s’arrête avec elle, ce qui vous évite la discussion sur la surveillance du personnel. Les sessions partent dans l’app, où les joueurs les revoient et les téléchargent selon le réglage de visibilité choisi au lancement, et la page publique d’une structure n’affiche que les sessions publiques. Trois autres réponses sont dans l’outil plutôt que dans vos classeurs. Au lancement d’une session, l’accord de chaque personne filmée est demandé, donc l’autorisation se reprend séance par séance au lieu d’être figée sur un formulaire signé en septembre. La vidéo est supprimée au bout de sept jours, ce qui vous donne une durée de conservation courte, précise et facile à porter au registre. Et si un joueur demande la suppression d’une session avant ce délai, elle est supprimée.

Ce qui reste à votre nom, c’est l’information des adhérents à l’inscription et le sort du créneau de celui qui refuse d’être filmé. Aucun réglage ne les traite à votre place.

Ressortez le bulletin d’inscription de la saison prochaine et cherchez-y le paragraphe sur les prises d’images, avec la durée de conservation et l’adresse pour s’y opposer. S’il n’y est pas, c’est une demi-heure de travail à caler avant la campagne de réinscription, pendant que le sujet est encore froid. Vos adhérents, de leur côté, trouvent la politique de confidentialité de l’app et le reste des réponses sur la page d’aide.